I quesiti in fase di offerta: quando e come (in progress...)

Durante la preparazione dell’offerta in risposta ad una gara di appalto pubblica, è possibile porre dei quesiti alla Stazione Appaltante.

Il RUP risponderà all’impresa o pubblicherà la risposta sul portale di gara qualora il quesito e la risposta siano ritenute di interesse per tutti i partecipanti.

Le risposte ai quesiti non rientrano tra i documenti contrattuali: se necessario è il contratto stesso ad essere modificato prima della stipula.

Generalmente i chiarimenti si limitano a fornire la chiave interpretativa alle clausole che possono risultare ambigue e a correggere gli errori e le incongruenze che possono essere presenti nei documenti di gara, tecnici e amministrativi.

Quando porre i quesiti

In linea di principio suggerisco ai partecipanti di procedere secondo il criterio di opportunità e di rischio. In un progetto sono sempre presenti dei rischi e, come è noto, questi possono essere

evitati
trasferiti
accettati
mitigati

Il rischio di per se non è un costo ma lo diventa al verificarsi dell’evento oppure quando si attuano delle azioni correttive preventive che hanno evidentemente un costo: la stipula di un assicurazione (trasferimento del rischio), la modifica organizzativa e tecnica (evitare un rischio), un accantonamento di risorse (accettazione e mitigazione del rischio).

Quandi porre obbligatoriamente il quesito

Quando è presente un rischio nel bando e tra la documentazione di gara che non è assolutamente accettabile per l’impresa: prima di rinunciare alla presentazione dell’offerta, l’impresa dovrebbe valutare se un chiarimento interpretativo potrebbe modificarne la decisione. In tal caso è essenziale porre il quesito in quanto afferisce alla decisione di Bid/NoBid.

Analogamente qualora l’impresa ritenga di non essere competitiva nel caso vi fosse un’interpretazione restrittiva della documentazione di gara, andrà posto un quesito.

Quando non porre il quesito

Se vi è un’ambiguità della documentazione il cui chiarimento potrebbe penalizzare direttamente l’impresa o indirettamente favorendo la concorrenza, il quesito non andrebbe posto e l’impresa dovrebbe mettere in atto e considerare nei costi gli oneri per ovviare al rischio.

Quando porre il quesito per avvantaggiarsi sui concorrenti

Tutte le imprese sono diverse: alcune sono più strutturate in alcuni ambiti (es. uffici acquisti, gestione delle officine) e meno in altre (es. gestione progetti, conduzione di impianti).

Le gare e le specifiche tecniche degli appalti pubblici sono invece redatti con il preciso compito (è uno dei principi fondanti dei contratti pubblici) di estendere al massimo la partecipazione delle imprese e pertanto sono perfettamente agnostiche agli aspetti organizzativi e al nucleo tecnico dei partecipanti.

In fase di gara, sebbene non siano noti i partecipanti, le imprese conoscono i propri potenziali concorrenti e come si posizionerebbero in caso di partecipazione alla gara.

I quesiti possono essere, in questi casi, uno strumento utile per cercare di enfatizzare aspetti per i quali i concorrenti sono meno preparati, così da costringerli ad assumere tra i costi quelli che normalmente rientrerebbero tra i rischi. In fase di gara infatti è consuetudine (sebbene concettualmente sbagliato) affidarsi alle contingency come strumento per la gestione del rischio anziché limitarlo alla gestione dell’incertezza ¹.

Come porre il quesito

Il quesito deve redimere un’ambiguità pertanto deve essere posto in maniera chiara e facendo in modo, se possibile, che la risposta sia un documento, un numero o un “sì” o un “no”.

Più è circostanziato e sintetico e più facile e rapido sarà per il RUP procedere con il chiarimento e le correzioni.

Se l’intento è quello di avere una risposta restrittiva o estensiva dell’interpretazione della documentazione, è sempre consigliabile cercare di fare riferimento ai principi del Codice.

Analogamente per richiedere una proroga potrebbe essere motivata ricordando che così facendo si ottiene un’offerta più competitiva e si permette al contempo la partecipazione ad altri soggetti (che diversamente rinuncerebbero a presentare offerta) con evidente beneficio per la Stazione Appaltante (e quindi, per la collettività). Ovviamente la Stazione Appaltante avrà interesse a dare proroga se la stessa non mette a rischio il programma lavori, diversamente non potrà correre a propria volta il rischio (che sarebbe una certezza) di un assumente un ritardo inaccettabile di inizio e conclusione dei lavori.

Affronterò questo tema in un articolo dedicato. ↩